Escritório de projetos: Um PMO para ajudar sua empresa

Escritório de projetos: Um PMO para ajudar sua empresa

Você já ouviu falar sobre escritório de projetos? Se você pensa que é só mais burocracia, você pode estar muito enganado. Saiba por quê.

É através de um escritório de projetos que a sua empresa poderá organizar processos e metodologias, e assim estruturar melhor o crescimento.

Também conhecido como PMO, o escritório de projetos é uma estrutura organizacional que pode estar ligada a qualquer departamento da empresa, e que centraliza funções de gerenciamento de projetos, a fim de padroniza-los, não somente como executor, mas também como apoio à gestão de projetos.

Essas funções podem ser diversas, tal qual prover informações, treinamentos e suporte.

Bem como apoio, fiscalização e monitoramento.

Ao propósito de ser um provedor de serviços para clientes internos, o escritório precisa identificar os interessados (steakholders) para entender qual a necessidade e o que se espera do escritório a ser estruturado.

Igualmente, o escritório tem por objetivo trazer padronização e assim manter a conformidade relacionada a processos, documentações e procedimentos dos projetos, seja relacionado à um setor ou que envolva toda a empresa.

Entenda se o escritório de projetos cabe na sua empresa

Não existe um caminho único ou uma só maneira de estruturar o escritório, ele pode ter funções variadas de uma empresa para outra, a depender de cada demanda.

Por exemplo, ele pode funcionar para trabalhar especificamente no apoio do desenvolvimento de um projeto gigante, como a construção de uma nova unidade fabril, com várias pessoas e diferentes funções;

Da mesma forma, na indústria farmacêutica, o escritório também pode servir como o guardião de informações ou metodologias específicas, muitas vezes necessário devido ao grande número de projetos acontecendo ao mesmo tempo.

Por isso, é preciso analisar, entender a real necessidade, a capacidade e como o projeto poderá se adequar à própria realidade da sua empresa.

É provável que você tenha que se preparar para uma gestão de mudança, pois a possibilidade de que haja alguma resistência é enorme – e natural. (Mas isso é assunto para outro artigo).

TIPOS de PMO

Confira a seguir alguns tipos de escritório e qual o papel deles:

  • Suporte: É um escritório consultivo. Ele fornece informações e treinamento. Como aconselhamento ao Gerentes, o PMO de Suporte pode fazer apontamentos técnicos, ajuda na escolha das ferramentas, entre outras coisas;
  • Controle: Como o próprio nome sugere, esse escritório tem por objetivo certificar que os processos estejam em conformidade. Mas não só isso, ele também capacita os gerentes de projeto, audita e revisa os processos;
  • Diretivo: Nesse caso, o escritório é quem vai assumir o controle total sobre o projeto. Em outras palavras, é como se houvesse o departamento que vai gerir e designar todos recursos para cada projeto;

Todavia, antes de achar que sua empresa precisa desse ou daquele tipo, é importante você avaliar sua cultura, histórico, capacidade de implantação e demanda do projeto.

Quando existe um processo claro à respeito de fases, escopo e metodologias de projetos, todos os envolvidos estão na mesma página, e o resultado tende a ser mais eficaz.

Ademais, com essa clareza, fica mais fácil identificar os indicadores que são essenciais para acompanhar o desenvolvimento do projeto.

Seja como for, o escritório deve ser saudável e viável para empresa.

O escritório de projetos é importante para empresa falar a mesma língua a respeito dos projetos, além de poder fazer uso de tempo e recursos de forma otimizada.

E lembre-se, você pode contar conosco para buscar formas de melhorar o desempenho da sua empresa.

Até mais.

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